Thống kê từ Bộ Công Thương năm 2015, Việt Nam có 3,1 triệu tấn giấy được tiêu thụ, 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể bị thất bại nếu văn bản bằng giấy bị hư hỏng hoặc thất lạc. Theo đó, cách thức lưu trữ thông tin hiện tại sẽ khiến doanh nghiệp, tổ chức dễ gặp rủi ro kinh doanh nếu tài liệu bị mất hoặc hư hỏng.
Quản lý tài liệu theo cách truyền thống. |
Bên cạnh đó, sau nhiều năm, cách lưu trữ tài liệu truyền thống sẽ bộc lộ các điểm yếu như tốn diện tích lưu trữ, chi phí bảo quản... Tài liệu dễ bị hỏng do điều kiện bảo quản kém. Việc khai thác tài liệu cũng kém hiệu quả do khâu tìm kiếm, tra cứu mất nhiều thời gian…
Trong khi đó, việc quản trị tài liệu bằng các phần mềm hiện đại, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc tập trung, quy trình hóa nghiệp vụ quản lý và sử dụng tài liệu. Đồng thời, tính bảo mật của thông tin được đảm bảo và chi phí đầu tư lại thấp.
Quản trị tài liệu bằng phần mềm làm giảm thiểu giấy tờ cho văn phòng. |
Hiện tại, thị trường Việt Nam có nhiều phần mềm, hệ thống quản trị tài liệu do các tổ chức trong và ngoài nước nghiên cứu phát triển. Trong đó, hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro do Công ty FSI cùng Viện khoa học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội nghiên cứu phát triển được đánh giá cao.
Hệ thống quản trị tài liệu DocPro được phát triển dựa trên công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến gắn liền với nhu cầu thực tế của khách hàng Việt Nam với nhiều tính năng nổi bật. Hệ thống thu nhận thông tin phi cấu trúc, quản lý dữ liệu thu nhận này, đồng thời bảo mật thông tin người dùng, tạo báo cáo thống kê, nhận dạng ký tự…
Ứng dụng giúp tự động hóa việc thu thập thông tin thuộc tính tài liệu, tích hợp hệ thống nhận dạng và sửa lỗi Tiếng Việt; tập trung và quy trình hóa việc quản lý tài liệu, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, bảo mật. Khách hàng có thể tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả. Giải pháp quản lý tài liệu, văn bản bằng công nghệ nhân dạng tiếng Việt và bóc tách thông tin tự động cũng giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Bên cạnh đó, hoạt động trong mạng nội bộ cũng như trên Internet tuỳ theo nhu cầu của khách hàng... giúp người dùng có thể truy cập tại bất cứ đâu. DocPro có khả năng tùy chỉnh linh hoạt với mọi nhu cầu khách hàng, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tính bảo mật cao.
Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro nhận giải thưởng Sao khuê 2016. |
Nhờ tính ưu việt, hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro đạt giải thưởng Sao Khuê 2016 - Giải thưởng uy tín trong lĩnh vực Công nghệ thông tin của Việt Nam do Hiệp hội phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam trao tặng.
Đăng ký dùng thử tại đây hoặc liên hệ Công ty FSI để được hỗ trợ trực tiếp.
Thông tin liên hệ: Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI
Website: www.fsivietnam.com.vn
Hotline: 0904 805 255
(Nguồn: FSI)